Personnel Alter Ego inc.

Ce cabinet qui valorise la contribution de chacun de ses employés est à la recherche d’un adjoint administratif ou d’une adjointe administrative en marques de commerce.   

Les tâches
-Apporter un soutien opérationnel à l’équipe en place et fournir un support administratif à une équipe de professionnels dévoués et innovants;
-Gérer les agendas électroniques de manière proactive et efficace, coordonner la logistique des réunions;
-Rédiger, vérifier et transmettre de la correspondance;
-Communiquer avec des clients au besoin et assurer le suivi de leurs requêtes;
-Effectuer la numérisation, la sauvegarde et le classement des documents dans le gestionnaire numérique de document;
-Produire des rapports de dépenses;
-Coordonner le paiement des factures des correspondants étrangers avec le département des comptes payables;
-Imputer des entrées de temps;
-Assurer le suivi et la communication avec les différents départements;
-Faire les ouvertures et le suivi des dossiers en cours et rassembler l’information pertinente;
-Procéder à la fermeture de dossiers, incluant les transferts et le suivi de la facturation;
-Effectuer toutes autres tâches connexes.

Les avantages  
-Une équipe de direction et des collègues accessibles et reconnaissants de votre contribution; 
-Une ambiance de travail conviviale et inclusive; 
-Une approche flexible intégrant à la fois le télétravail et la présence au bureau en fonction des besoins de l’équipe; 
-Une rémunération globale et une gamme d’avantages sociaux compétitifs;  
-Un programme d’assurances collectives flexible et accessible dès l’embauche; 
-Un régime d’épargne collectif avec participation de l’employeur; 
-Une politique de vacances prenant en compte l’expérience et les années de services, donnant droit de 3 à 6 semaines de vacances; 
-Des journées flexibles annuelles améliorant la conciliation de la vie professionnelle et personnelle; 
-Une banque de journées de maladie illimitée; 
-Un service de télémédecine 24-7 vous permettant d’avoir accès à des consultations médicales rapidement et sans déplacement; 
-Un programme d’aide aux employés et aux familles, incluant un programme de gestion du stress et du bien-être misant sur le bien-être mental; 
-Un montant annuel alloué pour le remboursement des frais sportifs, parce qu’on encourage le bien-être physique; 
-La rémunération de vos heures supplémentaires. 

Vous reconnaissez-vous dans ce qui suit?
-Études postsecondaires (DEP, AEC ou DEC) en secrétariat ou toute autre expérience pertinente;
-Posséder au moins 2-3 ans d’expérience pertinente préférablement dans un milieu professionnel;
-Bilinguisme français/anglais oral et écrit;
-Expérience dans le milieu des marques de commerce souhaitable, mais non essentielle;
-Maîtrise de la suite Microsoft Office et d’Outlook;
-Un sens marqué du service à la clientèle;
-Avoir de l’initiative et bien prévoir les besoins;
-Approche proactive, grande planification du travail et souci du détail;
-Autonomie et sens de l’organisation assurant une rapidité d’exécution;
-Un esprit collaboratif, souci de la qualité et faisant preuve de discrétion.

Joignez une équipe humaine et authentique qui se distingue par son expertise, son excellence, sa créativité et sa générosité!

This firm, which values the contribution of each of its employees, is looking for an Administrative Assistant in Trademarks.   

Tasks
-Provide operational support to the team in place and provide administrative support to a team of dedicated and innovative professionals;
-Manage electronic agendas proactively and efficiently, coordinate meeting logistics;
-Write, verify and transmit correspondence;
-Communicate with clients as needed and follow up on their requests;
-Perform scanning, saving and filing of documents in the digital document manager;
-Produce expense reports;
-Coordinate the payment of foreign correspondents' invoices with the accounts payable department;
-Allocate time entries;
-Ensure follow-up and communication with the various departments;
-Open and follow up on ongoing files and gather relevant information;
-Proceed with the closure of files, including transfers and billing follow-up;
-Perform all other related tasks.

The benefits  
-A management team and colleagues who are approachable and grateful for your contribution; 
-A friendly and inclusive work atmosphere; 
-A flexible approach integrating both teleworking and presence in the office according to the needs of the team; 
-A competitive total compensation and benefits package;  
-A flexible and accessible group insurance program upon hiring; 
-A group savings plan with employer participation; 
-A vacation policy taking into account experience and years of service, giving the right to 3 to 6 weeks of vacation; 
-Annual flexible days improving work-life balance; 
-An unlimited bank of sick days; 
-A 24-7 telemedicine service allowing you to have access to medical consultations quickly and without travel; 
-An employee and family assistance program, including a stress management and well-being program with a focus on mental well-being; 
-An annual amount allocated for the reimbursement of sports expenses, because physical well-being is encouraged; 
-The remuneration of your overtime.  

Do you recognize yourself in the following?
-Post-secondary education (DEP, AEC or DEC) in secretarial work or any other relevant experience;
-Have at least 2-3 years of relevant experience, preferably in a professional environment;
-Bilingualism French/English, oral and written;
-Experience in the trademark environment desirable, but not essential;
-Proficiency in Microsoft Office Suite and Outlook;
-A strong sense of customer service;
-Have initiative and anticipate needs;
-Proactive approach, great work planning and attention to detail;
-Autonomy and sense of organization ensuring speed of execution;
-A collaborative spirit, concern for quality and discretion.

Join a human and authentic team that stands out for its expertise, excellence, creativity and generosity!